Met behulp van lean management kunnen melkveehouders routinematige werkpatronen verslanken, maar bijvoorbeeld ook de aankoop van voer of de opslag ervan verbeteren.
Bij de hoofdfoto: Met behulp van lean management kunnen reserves in de waardetoevoegingsketen op een melkveebedrijf worden gevonden. Tot de reserves behoren ook tijdvreters tijdens het routinematige werk, zoals melken en koeien drijven.
We hebben het altijd zo gedaan – deze zin kan elke verandering binnen een onderneming en dus ook op een melkveebedrijf in de kiem verstikken. Wie echter niet open staat voor veranderingen, kan nieuwe bronnen snel over het hoofd zien en kostbaar geld laten liggen. De vraag is dus hoe deze vicieuze cirkel te doorbreken is.
De input verminderen en daarmee de output verhogen. Dit is de strategie die autofabrikant Toyota tot een van de meest succesvolle ondernemingen in de autobranche maakt. Het leidt namelijk tot zeer lage productiekosten en daarmee tot maximale winstmarges. Het succesrecept erachter: lean management, ofwel afgeslankt management. Dit managementsysteem heeft het doel alle activiteiten die noodzakelijk zijn voor de waarde die een keten toevoegt, optimaal op elkaar af te stemmen en overtollige stappen en tijdvreters te elimineren. Ook in de landbouw kan dit succesrecept worden toegepast. De Deense adviseur Susanne Pejstrup (Lean Farming) ondersteunt melkveebedrijven bij het reorganiseren van hun organisatie en gebruikt daarvoor het lean systeem. Hoe zoiets precies in z’n werk gaat, wordt hiernaast beschreven aan de hand van het proces melken.
Tijdvreters vinden
Het lean systeem kent meerdere methodes om processen door te lichten. Voor de beoordeling van melkprocessen is er bijvoorbeeld de waardestroomanalyse (een stroomschema dat processtappen en verbetermogelijkheden in beeld brengt). Bij melken worden het drijven van de koeien, de ligboxverzorging, voorbehandelen van de uiers, aansluiten van de melkstellen, maar ook het aansluitend reinigen van de melkstal beoordeeld. Een analyse verloopt als volgt:
- Spaghettidiagram: om de looproute van de melker te begrijpen, kan een spaghettidiagram worden gemaakt (zie foto), waarin op een plattegrond van de stal of melkstal de looproute wordt ingetekend. Met een eerste blik op dit diagram wordt vaak al iets duidelijk: als de lijnen in het diagram warrig zijn, is de looproute dat ook en des te onproductiever het proces is georganiseerd of wordt uitgevoerd.
- Tijdbudget individuele werkstappen: Naast het spaghettidiagram worden alle stappen, zoals drijven en ophalen van de koeien, voorbehandelen, aansluiten, genoteerd en de per stap benodigde tijd gemeten met een stopwatch. Als er opvallende tijdvreters zijn, worden die genoteerd. Tijdvreters bij het melken, die vaak pas bij nauwkeurig meekijken worden gezien, kunnen dan zijn: wachttijden bij te veel melkers, onnodige afstanden bij drijven, uierdoeken, dipbekers et cetera op de verkeerde plaats.
- Waarnemingen vastleggen: Onnodig werk en gecompliceerde stappen in het werkproces moeten worden gedocumenteerd of gefotografeerd. Zo is er bij de analyse een gemeenschappelijke basis voor de discussie.
- Werkpatronen visualiseren: Aansluitend wordt alle informatie met alle betrokkenen geanalyseerd. Daarbij worden alle individuele werkprocesstappen met post-its op een wand geplakt (zie foto) en wordt de hoeveelheid tijd die ervoor nodig is bij elke stap gezet. Met groene (verspilling) en rode (verbetervoorstellen) post-its worden alle werkstappen op de wand bewerkt en verbeterd. Aan het eind worden concrete doelen en veranderingen in het werkproces schriftelijk vastgelegd. De voortgang en evaluatie moeten hierbij door de bedrijfsleider gemodereerd worden. Bij de eerste keer is er de mogelijkheid je te laten ondersteunen door een externe adviseur. Met de waardestroomanalyse kun je meer dan alleen het melkproces beoordelen. Alle werkzaamheden die op het melkveebedrijf voorkomen, kunnen zo stap voor stap beoordeeld worden. Bij de implementatie van lean management moet altijd een begrensd deel van het proces in ogenschouw worden genomen. Anders is de kans groot dat je vastloopt. Het is in je voordeel als je aan het begin van het proces een concrete vraag hebt.
Belangrijk: als je aan de slag gaat met lean management, moeten zowel de familiekrachten als de medewerkers in het proces worden meegenomen.
Niet alleen zodat er een paar ogen meer gericht zijn op het vinden van tijdreserves en verbeterpunten, ook de motivatie en de identificatie met het eigen werk stijgen dan.
Overproductie ontdekken
Naast een gereorganiseerde organisatie van de werkzaamheden, kunnen met lean management ook andere productiebronnen worden ontdekt. Daar kunnen bijvoorbeeld onbenutte talenten van medewerkers toe behoren. Maar ook overproductie (bijvoorbeeld aantal vaarskalveren dat daadwerkelijk nodig is voor de vervanging) of te veel inventaris (overbodige machines). Deze bronnen kunnen vervolgens gereduceerd worden tot de juiste maat.
Tekst: Birte Ostermann-Palz
In ’t kort
- Lean management heeft als doel alle activiteiten die noodzakelijk zijn voor de waarde die een keten toevoegt optimaal op elkaar af te stemmen.
- Daarbij wordt ook verspilling in de productie in de gaten gehouden, waaronder tijdvreters.
- Onderzoek je het werkproces melken, dan kun je met behulp van een spaghettidiagram en tijdmetingen onnodige handelingen en verspilde werktijd opsporen.
- Bij lean management moeten alle arbeidskrachten (ook familiekrachten) onderdeel van het proces zijn.
