Snel zicht op de kengetallen

De meeste melkveehouders kijken met terugwerkende kracht naar hun kosten. De vraag is wat je kunt doen om er ‘dichter op te zitten’. Dit artikel legt uit hoe je daarmee begint.

Bij de hoofdfoto: De voerkosten zijn de grootste hap van de productiekosten op een melkveebedrijf. Daarom is regelmatige ‘controlling’ van deze kosten meer dan zinvol.

Elke bedrijfsleider zou moeten weten wat het voeren, melken of verzorgen van de koeien kost. Alleen zo kan tijdig worden voorkomen dat kosten uit de pan rijzen. In de dagelijkse gang van zaken is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Familieondernemers en -onderneemsters zijn behalve op het kantoor vooral in de stal hard nodig. Daardoor beperkt kostprijsmanagement zich vaak tot een blik in de vergelijking van het eigen bedrijf met de benchmark van de accountant met cijfers van voorgaand jaar.

IOFC: voerkosten evalueren

De vraag is dus hoe je het voor elkaar krijgt er strakker op te zitten. De grootste kostenpost binnen het bedrijf is het voer (50 tot 60 procent van de totale productiekosten). Een kengetal dat bijzonder goed past bij snelle kostencontrole is ‘income over feed costs’ ofwel IOFC. Met dit kengetal kun je conclusies trekken over de efficiëntie van de voeding op elk moment. Een vaste waarde als streefwaarde voor het kengetal IOFC is er niet. De waarde is immers volledig bedrijfsindividueel. Als grove vuistregel kun je aanhouden dat na aftrek van de voerkosten circa 60 procent van het melkgeld over zou moeten overblijven. De IOFC zou regelmatig, bij voorkeur één keer maand of bij een veranderende krachtvoerprijs, bepaald moeten worden.
De IOFC wordt per koe en per dag berekend. Om de berekening te maken, moet je de volgende kengetallen bij de hand hebben:

• Aantal gemolken koeien en de actuele rantsoensamenstelling (beter: daadwerkelijk gevoerde hoeveelheid via voerprotocol).
• Afgeleverde hoeveelheid melk alsook de exacte uitbetalingsprijs voor de melk.
• Ruwvoerkosten (hiervoor kunnen standaardwaarden gebruikt worden, maar het kengetal IOFC heeft veel meer betekenis als de daadwerkelijke ruwvoerkosten bekend zijn).

Tot slot moeten de kosten van aangekochte voeders bekend zijn.

Tabel 1. Vergelijking IOFC

Bij bedrijf B is de voerefficiëntie hoger. Uit het duurdere rantsoen wordt meer melk gehaald. Bron: eigen onderzoek

Zijn de data op een rij gezet (tabel 1.), dan trek je van het melkgeld (koe/dag) de voerkosten (koe/dag) af. Je kunt dit natuurlijk samen met een adviseur doen, maar ook vrij eenvoudig zelf met een Excel-spreadsheet. Analyseer je de IOFC, dan zul je vaststellen dat het resultaat sterk afhangt van het punt in de lactatie. Het is immers zo dat de koeien in de eerste weken van de lactatie het voer het efficiëntst omzetten in melk. Aan het eind van de lactatie neemt deze efficiëntie af. Zodoende zou de IOFC, als de bedrijfsopzet dat toelaat (melkmeting per koe, voergroepen), per lactatiestadium moeten worden berekend. Zo zijn zwakke punten makkelijker te ontdekken, bijvoorbeeld een te hoge krachtvoergift in de laatste periode van de lactatie.
Met behulp van de IOFC kunnen meerdere scenario’s worden doorgerekend. Je kunt bijvoorbeeld de melkprijs op papier laten ‘variëren’ om te zien welk deel van het melkgeld overblijft als de prijzen dalen en het rantsoen gelijk blijft. Voor meer gedetailleerde kennis over de voerkosten moet je de droge koeien meenemen in de berekening. Worden naast de IOFC ook maandelijks de vaste kosten bepaald, dan kan bovendien het break-evenpoint (melkprijs die nodig is om de kosten te dekken) worden berekend.

Meer in detail kan altijd

Vanuit de controle van de voerkosten kan de controlling van het eigen melkveebedrijf naar behoefte verder gedetailleerd worden. Vaste kosten zoals afschrijvingen, pacht of rente zouden eenmaal per jaar moeten worden herberekend voor de bedrijfsevaluatie. Variabele kosten (voer, dierenarts, personeel, sperma, energie, water, onderhoudskosten voor machines en gebouwen) worden in het ideale geval maandelijks geanalyseerd en moeten worden afgezet tegen de opbrengst uit melk en vee. Arbeidstechnisch is dat echter enkel haalbaar op grote bedrijven waar meer ‘kantoorkracht’ voorhanden is. Kleinere bedrijven kunnen zo’n analyse op kwartaalbasis doorvoeren en zich voor maandelijkse controlling beperken tot kengetallen uit de melk- en voertechniek. Maar voor groeiende bedrijven is het belangrijk maandelijks tijd vrij te maken voor financiële controlling.
Begin klein, start met controlling binnen één deel van het bedrijfsproces en kijk vooral naar de ontwikkeling. Een uitgebreid controllingmodel ontwikkelen kost veel tijd. Deze tijd is echter lonend: des te vroeger een uitschieter of tendens in de foute richting gezien wordt, des te minder vaak ze tot ernstige problemen zullen leiden. Bedrijfsleiders die de controlling in eigen hand nemen, kunnen een goed gevoel voor de getallen van het eigen bedrijf ontwikkelen. Even belangrijk is waarnemingen omzetten in een consequentie of actie. Wat kan helpen is, afhankelijk van het ondernemerstype, deze data-analyse door een externe adviseur te laten doen: dan komt de opgave voor het bezig gaan met controlling van ‘buiten’. Als de opgave met regelmaat komt of op oproep, dan wordt je erop geattendeerd als iets uit de pan rijst.

Controlling uitbesteden

Optimaal is bovendien om met gestandaardiseerde cijfers horizontaal te vergelijken met andere bedrijven. Accountants, belastingadviseurs en studiegroepen bieden dikwijls die mogelijkheid aan.

Samengevat

Minstens elk kwartaal de kostenposten kritisch onder de loep nemen kost tijd. Het is echter nodig om ook de kleine stelschroeven te vinden die de melkproductie rendabel maken. Daarbij is kengetallen direct uit de stal analyseren even goed als analyses maken op basis van data van de boekhouder. Het belangrijkst is: zorg voor een regelmatige controle van de kosten.

Tekst: Birte Ostermann-Palz en Christine Stöcker-Gamigliano in samenwerking met Dr. Michael Wendt (Koesling Anderson), Johann Kalverkamp (VR Agrarberatung), Frank Warendorf-Moser (Agrarberatung Allgäu) Foto: Christine Stöcker-Gamigliano