De start is voor een nieuwe medewerker een stuk makkelijker als hij of zij systematisch wordt ingewerkt. Hier tijd voor nemen is een kleine extra opgave waarvan iedereen later veel voordeel heeft.
Bij de hoofdfoto: Stap voor stap leren melken: pas als een nieuwe medewerker het melken op het bedrijf eigen heeft gemaakt, moet hij of zij zich met de volgende taak gaan bezighouden, bijvoorbeeld koeien drijven. Belangrijk is dat er voor nieuwe personeelsleden altijd een aanspreekpunt is. Foto: Christine Stöcker-Gamigliano
Wie nieuw is heeft veel vragen: Hoe verlopen het werk en de dag? Wie helpt me verder? Behoort het tot mijn taken of doet een collega dat? Nieuwe medewerkers worden snel met informatie overspoelt en dat is geen wonder, want nieuwe taken eigen maken kost tijd. Wie echter tijd steekt in een inwerkplan en gedurende de inwerkperiode tijd neemt dat plan te volgen, kan uiteindelijk tijd en werk uitsparen. Zo werk je iemand goed in:
De werving van een nieuw personeelslid eindigt vaak met een proefperiode. Buiten de informatie die in de sollicitatie is verkregen, is er dan ook een goede eerste indruk van de praktische competenties van de toekomstige medewerker. Daarna moet de beslissing voor een langere termijn worden genomen. Dan kan er alleen nog wat aan de schroeven van de taakomschrijving worden gesleuteld om deze toe te spitsen op het nieuwe teamlid. Een inwerkplan komt als volgt tot stand:
- De taken van de nieuwe medewerker omschrijven.
- Een dag- en weekplanning maken (wanneer wordt wat gedaan?).
- Daarop volgend het werkgebied en het daarbij behorende takenpakket opsommen.
- Voor elk werkgebied iemand als aanspreekpunt aanstellen en diegene informeren.
- Een periode vaststellen waarin de nieuwe medewerker de uit te voeren taken één voor één doorloopt en de ervoor nodige kennis krijgt overgedragen.
Plan flexibel toepassen
Een inwerkplan mag simpel zijn en dient niet per se om star vast te houden aan een bepaalde tijdspanne om een bepaalde taak eigen te maken. De tijd die iemand nodig heeft om een taak goed uit te kunnen voeren, zegt niets over de kwaliteit waarmee hij of zij het werk in de toekomst zal doen. Daarentegen zorgt een inwerkplan wel voor structuur voor het bedrijf en de medewerkers en het voorkomt veel misverstanden.
Tip: Zorg dat de nieuwe medewerkers ook een ‘mentor’ hebben, een vast aanspreekpunt bij wie hij of zij zich altijd kan beraden. Deze mentor houdt zicht op de inwerkperiode en is het aanspreekpunt bij problemen. Het daadwerkelijk geven van uitleg bij op zichzelf staande taken wordt gedaan door de persoon binnen het bedrijf die de betreffende taak op dat moment het meest beheerst.
Voorbeeld: een melker inwerken
Een melker leert eerst de melkstal klaar te maken voor de melking, de melkroutine, het herkennen van uierontsteking en de standaard uit te voeren werkzaamheden na de melking. Een bijbehorende checklist biedt de inwerkende persoon houvast. Bovendien kan de medewerker die de leiding heeft, de checklist na 7 tot 10 werkdagen gebruiken om te evalueren en eventueel ‘na te scholen’. Pas als de nieuwe medewerker de taken eigen heeft gemaakt, wordt verder gegaan met de volgende inwerkstap; koeien ophalen bijvoorbeeld. Met zo’n stappenplan kan de nieuwe medewerker stapsgewijs alle taken aanleren en kan het resultaat van de inwerkperiode gemonitord worden, zonder dat de nieuwe medewerker overvraagd wordt.
Eerste werkdag: zorg voor het juiste materiaal
Alle materialen en kleding die een nieuwe medewerker nodig heeft (laarzen, handschoenen, eventueel een melkschort, melkarmen, stethoscoop, thermometer, werkkleding) moeten in de juiste maat, gemarkeerd, klaarliggen. Verder moet de rest van het team op de hoogte zijn. Zorg voor een moment voor voorstellen en kennismaken.
Meer verantwoordelijkheden, langere inwerktijd
Des te meer verantwoordelijkheid een nieuwe werknemer moet gaan nemen, des te langer de sollicitatie- en inwerkperiode zullen duren. Voor een medewerker die als dierverzorger aan het werk zal gaan, is een proeftijd van een week afdoende om niet alleen te kunnen inschatten of hij of zij in staat is de taken goed uit te voeren, maar ook om te kunnen zien hoe de persoon met andere mensen omgaat. Dat iemand vakinhoudelijk of praktisch niet alles weet of kan, is nooit onoverkomelijk en acceptabel. De vaardigheden die tekortschieten kunnen met oefening of een cursus worden bijgebracht. Aanzienlijk problematischer wordt het als de persoon zelfbaatzuchtig of ongepast handelt en daarmee onrust in het volledige team brengt.
Tip: Na de proeftijd moet telkens een feedbackgesprek worden gevoerd. Toekomstige bedrijfsleiders en/of dierverzorgers kunnen meestal actief meedenken over hun eigen inwerkplan en eigen ideeën ontwikkelen over het snel eigen maken van ontbrekende competenties.
Voorbeeld: een bedrijfsleider inwerken
Voor een dierverzorger die verantwoording draagt voor vruchtbaarheid en klauwverzorging, kan het inwerkplan meestal, afhankelijk van zijn of haar ervaring, uit vier tot vijf stappen bestaan:
- Verloop en structuur van dagelijks vruchtbaarheidsmanagement; dagelijkse werkroutine, tochtwaarneming, tail paint, eventueel hormoonprogramma, registratie – eerst theoretisch, daarna in de praktijk.
- Inseminatie (bepalen van optimaal inseminatiemoment, stierkeuze, procedure voor het werken met sperma en de inseminatie (controleren).
- Wekelijkse routine rondom de klauwgezondheid (inzetten van en concentratie in klauwenbad, herkennen en registreren van kreupele dieren, voorbereidingen voor verwisselen van klauwverbanden)
- Functionele klauwverzorging (ook als externe klauwverzorgers dit verzorgen): klaarzetten van de verzorgingsbox, rustig drijven van de koeien, juist omgaan met de verzorgingsbox, afrondende werkzaamheden
- Bekappen en verzorgen van kreupele koeien inclusief het plaatsen van klosjes en diagnoses stellen en behandelen, eventueel door de dierenarts.
De verschillende onderdelen van het plan zouden nadat het inwerktraject voorbij is alsnog regelmatig nagelopen moeten worden en waar nodig moet bijgeschoold worden, in beginsel wekelijks en verderop in de arbeidsbetrekking elke twee weken, maandelijks of eens in het kwartaal.
Belangrijk is dat een nieuwe medewerker een onderdeel van het plan beheerst voordat aan het volgende onderdeel begonnen wordt. Het inwerken op het onderdeel vruchtbaarheid mag meerdere weken in beslag nemen. Daarbij is het namelijk des te belangrijker dat de taken zorgvuldig en goed worden volbracht.
Geen angst voor externe hulp
Vooral in de beginperiode van een bedrijfsleider of dierverzorger kan het helpen in de overgangsperiode een externe dienstverlener voor bijvoorbeeld de klauwverzorging of inseminaties aan te trekken. Dat verlaagt de werkdruk en garandeert dat belangrijke taken niet worden uitgesteld. Zo blijft ook meer tijd over om vakkennis en vaardigheden over te brengen en die nieuwe medewerker voor de lange termijn gemotiveerd te houden. Nog een pluspunt van externe dienstverleners: de kennis die zij inbrengen wordt vaak niet als controle ervaren, maar juist als waardevolle toevoeging op de eigen expertise.
Tekst: Christine Stöcker-Gamigliano en Charlotte Rothert, Galaxis
In ’t kort
- Een nieuwe medewerker inwerken kost tijd. Een inwerkplan vraagt om een extra inspanning, maar levert uiteindelijk veel tijdwinst op.
- Een inwerkplan omvat vijf aspecten, namelijk het werkveld en de taken, de planning, de aanspreekpunten en de inwerkperiode.
- Zorg dat nieuwe medewerkers vanaf dag 1 over de juiste kleding en het juiste materiaal kunnen beschikken.
- Inwerken gaat stap voor stap, begin pas aan de volgende taak als de nieuwe medewerker een taak beheerst.
- Voor medewerkers die meer verantwoordelijkheden gaan dragen, is een langere inwerkperiode nodig.
