Als het werk op het bedrijf niet meer is rond te zetten, kan uitbesteden een oplossing zijn. Welk werk zich leent voor uitbesteden en wanneer uitbesteden lonend is, lees je in dit artikel.
Koeien melken, kalveren voeren, ligboxen verzorgen en nog even kijken of er tochtige pinken zijn voor je naar het kantoor gaat om de gecombineerde opgave in te vullen omdat de uiterlijke indientermijn zich al snel aandient. Melkveehouders zijn allrounders: ze zijn melker, dierenarts, bedrijfseconoom, veevoedingsdeskundige en trekkerchauffeur tegelijk. Maar moet je als melkveehouder daadwerkelijk altijd alles zelf doen? Kan het economisch interessant zijn om minder taken voor eigen rekening te nemen? Kunnen taken juist geoptimaliseerd worden door ze uit te besteden? Welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden je kan uitbesteden en wat daarbij belangrijk is, legt Elite uit.
Meer tijd voor familie en koeien
Uitbesteden van bepaalde werkzaamheden biedt de kans om het alsmaar voortdurende tijdgebrek voor het sociale en familieleven op te lossen. Naast waardevolle vrije dagen of vakantie voor de ondernemer en/of bedrijfsleider levert het ook vrije dagen op voor de medewerkers. Daarnaast moet de gewonnen extra tijd worden besteed aan optimalisatie. Daardoor kunnen de bedrijfsleider en familie zich meer op de individuele krachten en interesses toeleggen. Zo kan de bedrijfsleider bijvoorbeeld de genetica voor zijn of haar rekening nemen en zich meer verdiepen in de fokkerij. Of zich gaan bezighouden met het verder opleiden van de bedrijfsopvolger.
Welke werkzaamheden aan een ander overlaten?
Vóór het werk op een melkveebedrijf de ondernemers en medewerkers over het hoofd groeit, moeten werkzaamheden gedelegeerd worden, medewerkers aangetrokken of bepaalde werkzaamheden aan dienstverleners overgelaten worden. Voordat dat gedaan kan worden, moet onderzocht worden welke werkzaamheden op het bedrijf kunnen worden overgelaten aan een ander. Het makkelijkst over te dragen zijn:
Routinematige werkzaamheden: Daartoe behoren onder andere het melken, klauwverzorging en verzorging van de kalveren. Lukt het om dagelijks werk uit te besteden, dan kan men op jaarbasis meer tijd winnen door het optimaliseren van de seizoensgebonden arbeidspieken. Nog een positief effect: worden de werkzaamheden aan specialisten overgelaten, dan wordt de efficiëntie vaak geoptimaliseerd. Wordt bijvoorbeeld het voeren door een dienstverlener gedaan en per minuut afgerekend, dan zijn er vaak plotseling veel ideeën over hoe de rantsoencomponenten met het oog op sneller vullen van de voermengwagen het best kunnen worden opgeslagen of gedoseerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan makkelijke manieren voor het toevoegen van water.
Arbeidspieken: Ook werkpieken in het buitenwerk (bijvoorbeeld de grasoogst en het zaaien van mais) of de koppelklauwverzorging kunnen door uitbesteding tijd opleveren. Weliswaar niet zoveel als uitbesteed routinematig dagelijks werk, maar het zorgt er wel voor dat het werk in de stal niet blijft liggen door tijdgebrek. Zo komen ook bij de oogstpieken de koeien in de stal niets tekort. De monitoring blijft even intensief en er worden geen tochten gemist. Bovendien worden dure machines efficiënter gebruikt als ze in eigendom zijn van de loonwerker.
Bedrijfsonderdelen: Het veldwerk en de jongveeopfok kunnen volledig of deels uit handen worden gegeven. Economisch kan het uitbesteden van de opfok positief uitwerken. Als het gebouwtechnisch mogelijk is, kan de vrijkomende stalruimte voor melkkoeien worden gebruikt. Lukt het vervolgens om de productieresultaten te verbeteren, dan is een marge van 3 tot 5 cent per kg melk niet onrealistisch. Geef je een volledig bedrijfsonderdeel uit handen, dan moet je er als melkveehouder rekening mee houden dat je niet meer alles weet over dat bedrijfsonderdeel. Bij een uitbestede jongveeopfok kan het bijvoorbeeld zo zijn dat je niet meer weet wat de gezondheidsstatus of het groeiverloop is. Wordt een bedrijfsonderdeel langdurig onder de verantwoording van een ander gebracht, dan kun je als bedrijfsleider ook belangrijke knowhow kwijtraken.
Huishouding: Denk bij het uitbesteden niet alleen aan bedrijfsmatige werkzaamheden. Vooral op bedrijven waar familieleden meewerken, kunnen werkzaamheden in huis en tuin goed uit handen gegeven worden. Huishoudelijke hulp kan meer vrije tijd opleveren. Als je als bedrijfsleider aan het eind van de dag vermoeid binnenkomt en vervolgens nog op de zitmaaier moet stappen of nog uren met het huishouden aan de gang moet, schiet de vrije tijd voor de familie alsnog tekort.
Let op kleine letters
Werkzaamheden uit handen geven is echter nog lang geen garantie voor succes. Als een bedrijf al niet goed georganiseerd is, wordt meer vrije tijd door werk uit te besteden lastig. Bovendien kunnen strijdigheden binnen de familie mogelijke verbeteringen op het bedrijf afremmen. Voorwaarden voor uit handen geven van (een deel van) bepaalde werkzaamheden zijn:
- Er is voldoende liquiditeit: marges zijn overwegend bovengemiddeld.
- De bedrijfsleider kan prioriteiten stellen.
- De bedrijfsleider heeft voldoende vakkennis, een open instelling en is niet bedrijfsblind.
- Daarnaast zijn er enkele punten die je voor het uit handen geven van (delen van) taken nauwkeurig moet afwegen. Ten eerste moet duidelijk zijn wie de verantwoording draagt in het geval er iets fout gaat. Neemt de opdrachtnemer of de opdrachtgever dit op zich? Hoe wordt het uit handen gegeven werk gecontroleerd of gemanaged? Om problemen en misverstanden te voorkomen, helpen duidelijke afspraken en overeenkomsten. Voor dat het tot een samenwerking op het gebied van bijvoorbeeld jongveeopfok komt, moet je altijd:
- De te leveren diensten, inspanning of het te leveren resultaat en de vergoeding daarvoor exact definiëren, zo nauwkeurig mogelijk. Denk daarbij aan leeftijd eerste inseminatie of ALVA bij uitbesteden van opfok.
- Betalingsvoorwaarden vastleggen.
- Gezamenlijke investeringen in machines alleen in samenspraak met een belastingadviseur doen.
- In een samenwerkingsovereenkomst de voorwaarden opnemen voor het uit de samenwerking treden voor het geval een partner wil uitstappen.
En: voor een samenwerking is ook een goed onderbuikgevoel belangrijk. Het aangaan van een samenwerking moet ook voor echtgenoten, bedrijfsoverdragers en toekomstige bedrijfsopvolgers goed voelen. Niet alleen voor de huidige generatie bedrijfsleiders.
Tekst: Sophie Hünnies in samenwerking met Claus Schnakenberg van advieskring Beverstedt (Nedersaksen, D).
