Wie ontfermt zich over de koeien en het bedrijf als de bedrijfsleider ineens uitvalt? In het ergste geval kan het lopende bedrijf compleet lamgelegd worden. Tips voor voorzorgsmaatregelen.
Erg, maar niet onmogelijk: de bedrijfsleider wordt ziek, krijgt een ongeluk of sterft onverwachts. Wat betekent dat voor de koeien? Wie neemt de verantwoording over en zorgt dat het melken, voeren, insemineren en dergelijke doorgaan? Uit ervaringen blijkt dat veel bedrijven niet zijn voorbereid op deze noodlottige situatie. Als je bundelt welke personen voor welk werk verantwoordelijk zijn, waar belangrijke informatie bewaard wordt en hoe bedrijfsprocessen georganiseerd zijn, kun je ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken op het bedrijf doordraait als de bedrijfsleider wegvalt.
Belangrijke contacten
Komt het erop aan, dan is bijvoorbeeld een gevulde ordner met het label ‘noodgevallen’ goud waard. Deze moet in ieder geval alle contactgegevens van de belangrijkste partners en leveranciers bevatten, verwijzen naar waar belangrijke documenten te vinden zijn en korte omschrijvingen van de dagelijkse routinematige processen bevatten. Contactgegevens van de volgende relaties horen hoe dan ook in de ordner:
1. Vertrouwenspersonen: wie kent de bedrijfsmatige verhoudingen, de stal of de administratie en kan helpen bij het voortzetten van correspondentie? Noteer namen, contactgegevens en wat de betreffende persoon weet over het bedrijf. Zoals ‘kent dagelijkse gang van zaken in de stal’ of ‘kent het managementprogramma’.
2. Bedrijfsverzorging: contactgegevens om eventueel een bedrijfsverzorger in te schakelen.
3. Sociale verzekeringen: is er een (collectieve) verzekering voor ongevallen, overlijden of arbeidsongeschiktheid afgesloten? De verzekeraars moeten op de hoogte worden gebracht.
4. Boekhouders, banken en verzekeringen: welke personen ondersteunen in het bedrijfsmanagement? Wordt er nauw samengewerkt met een boekhouder of administratiekantoor, noteer dan de contactgegevens. Noteer ook de contacten van de bank en bedrijfsverzekering.
5. Inkooprelaties voor diensten en producten: stel een lijst op met contactpersonen (inclusief telefoonnummers, e-mailadressen en klantnummers) die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden. Het gaat om de inseminator, de dierenarts, de veehandelaar, de installateur en ICT-er, de loonwerker, de adviseur, de mestafnemer en de leveranciers van voeders, diesel, onderdelen en andere productiemiddelen. Neem in deze lijst ook contactgegevens op van de kadaverdienst, de melkafnemer en de MPR-organisatie.
Wachtwoorden voor documenten
Niet alleen personen, ook documenten en data moeten snel en makkelijk toegankelijk zijn als de bedrijfsleider wegvalt. In de noodgevallenordner horen daarom ook wachtwoorden voor databases en software. Maak ook een lijst die inzichtelijk maakt waar belangrijke documenten (bijvoorbeeld pachtovereenkomsten) te vinden zijn.
Arbeidsprocessen vastleggen
Om ervoor te zorgen dat de dagelijkse routine op het bedrijf doorgaat, moet ook het achterliggende management kunnen doorgaan. Daarvoor is het belangrijk dat de bestel- en betaaltermijnen bekend zijn. Idealerwijs zijn deze samengevat op een digitale of analoge kalender. Doet de bedrijfsleider ook een deel van het werk in de stal, dan zijn deze werkzaamheden bij voorkeur zo gedocumenteerd dat iemand anders ze snel en zonder complicaties kan overnemen. Wat hierbij helpt is de processen schetsmatig documenteren, bijvoorbeeld met behulp van checklists. Per proces kunnen de stappen beschreven worden:
Melken: wanneer en hoe vaak wordt er gemolken? Hoe stel je de melkstal en melktechniek in werking, hoe werkt het koeverkeer naar en van de melkstal? Hoe worden koeien naar de melkstal gehaald als ze niet zelf komen?
Koppelmanangement: hoe wordt het droogzetten georganiseerd? Hoe wordt tocht herkend? Hoe vaak komt de dierenarts voor drachtcontrole? Hoe vaak en hoe worden de roosters geschoven en de boxen ingestrooid?
Afkalven: op welk moment en hoe gaan de droge koeien naar de afkalfgroep. Op welk punt wordt geboortehulp ingezet? Wanneer en op welke manier krijgt het kalf de eerste biest? Hoe wordt de verse koe gecontroleerd?
Kalveropfok: wanneer gaan de kalveren naar de iglo’s en wanneer worden de oormerken ingeknipt? Vanaf welke leeftijd gaan de kalveren in groepen? Hoeveel melk krijgen de kalveren hoelang? Vanaf welke leeftijd wordt er bijgevoerd? Door wie en wanneer wordt er onthoornd en hoe verloopt de verkoop van stierkalveren?
Ook op de gebieden voeding, elektra, water, mesttechniek en afmesten is het raadzaam om de belangrijkste processtappen te documenteren. Om ervoor te zorgen dat een waarnemer de stal snel eigen maakt, is het handig een plattegrond met de belangrijkste stroom- en waterleidingen, hoofdschakelaars, afsluitkranen en meterkasten toe te voegen aan de noodgevallenordner.
Tip voor de noodgevallenordner: zorg dat de ordner met het label ‘noodsituatie’ op een goed zichtbare plek in het kantoor ligt. Actualiseer de ordner regelmatig, bij voorkeur jaarlijks en op een vast moment.
Tekst: Sophie Hünnies
