Werkbesprekingen met het voltallige team op een melkveebedrijf zorgen voor duidelijkheid. Tips voor efficiënte teamvergaderingen.
Je werkt het best als je precies weet wat je moet doen. Het klinkt nogal banaal, maar in de praktijk is dit voor nieuwe medewerkers minder vanzelfsprekend. Regelmatige teambesprekingen helpen om onduidelijkheden uit de weg te ruimen. Die besprekingen hoeven helemaal niet lang te duren.
Met het team dierverzorgers of het ‘familieteam’ is een maandelijks overleg lonend: Hoe is alles de afgelopen maand verlopen? Bespreek gezamenlijk de taakverdeling, wat bereikt is, wat fout ging en de belangrijke kengetallen. Wat zijn de consequenties? Als aanleiding voor de bespreking kan een bezoek van een dienstverlener dienstdoen (bedrijfsdierenarts, adviseur) of er kan een vast moment gekozen worden, bijvoorbeeld als de melkcontrole plaatsvindt.
Met het operationele team (alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een bepaald bedrijfsonderdeel) is een wekelijkse bespreking het best, bij voorkeur op maandag.
Punt 1: alle aanstaande gebeurtenissen, vakanties en verhinderingen bespreken en noteren.
Punt 2: de niet-dagelijkse klussen bespreken en inplannen en eventueel ruilen met andere geplande taken. Daarbij moeten ook zaken die een week eerder zijn blijven liggen worden meegenomen of zaken die een nieuw probleem hebben veroorzaakt. Tijdsduur: 30 tot 40 minuten, bij voorkeur onder genot van koffie of thee. Let erop kort en bondig te blijven. Zet eventueel een alarm.
Dagelijkse planning bespreken
Om ondanks de planning te kunnen reageren op onvoorziene zaken en de dag gezamenlijk te starten (het ‘wij-gevoel’) is een korte dagelijkse teambespreking een goed begin. Neem ’s morgens gezamenlijk vijf minuten tijd voor de weekplanning en beantwoord de volgende vragen:
- Wat hebben we gisteren gedaan? (Is alles wat gepland was afgemaakt? Wat is niet afgemaakt en waarom niet?)
- Wat moet er vandaag gebeuren? (Is het plan verandert, zijn er mogelijkheden om werkzaamheden van gisteren alsnog op te pakken?)
- Welke probleem verhindert dat we vandaag volgens plan werken en hoe krijgen we dat probleem opgelost (defect gereedschap, wijzigingen van de planning, niet het juiste materiaal, te weinig informatie et cetera)?
Samengevat: Met het inplannen van 60 minuten vergadertijd per week is het mogelijk meer duidelijkheid en effectiviteit in het werk te brengen en dure fouten en misverstanden te voorkomen. Bovendien bespaart de duidelijkheid ook maar zo enkele uren werktijd per week.
Tekst: Christine Stöcker-Gamigliano, Charlotte Rothert – Foto: Christine Stöcker-Gamigliano
